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Heures de Délégation : c’est quoi ? Comment ça marche ? Tout savoir !

Les heures de délégation sont des heures que l’employeur doit accorder aux représentants du personnel pour leur permettre de réaliser leur fonction. Culture RH vous propose de faire un point complet.

Lorsqu’une entreprise réalise la première mise en place du CSE , ou que son effectif lui impose la constitution de commissions supplémentaires, elles se voit dotée d’élus qui posséderont un crédit d’heures, autrement appelé heures de délégation .

De là, plein de questions se posent : de combien d’ heures de délégation disposent les membres du CSE ? Un délégué syndical ? Comment peuvent-ils les utiliser ? Est-ce que l’employeur peut contrôler ces heures… etc.

Tout autant de questions auxquelles nous nous proposons de répondre ici.

Sommaire de l'article:

Qu’est-ce que les heures de délégations ?

Les heures de délégation, c’est quoi ? Définition !

Les heures de délégation sont des heures que l’employeur est tenu d’accorder, notamment, aux représentants du personnel élus par les salariés et aux salariés désignés par les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise pour assurer leur fonction pendant le temps de travail sans subir de perte de rémunération.

Les heures doivent être utilisées en conformité avec le mandat du représentant du personnel. Celles-ci lui permettant de circuler librement au sein et à l’extérieur de l’entreprise pour prendre tout contact qu’il juge utile à l’exercice de son mandat  (ex : représenter un salarié à un entretien préalable, réaliser une enquête, aller à l’inspection du travail).

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Attribution d’heures de délégation ? Que dit le Code du travail ?

Les heures de délégation dépendent du mandat et de l’effectif de l’entreprise. Nous nous attarderons sur le crédit d’heure légal, tout en sachant que des accords de branche, d’entreprise, des usages ou encore une décision unilatérale de l’employeur peuvent en disposer autrement de façon plus favorable.

Nous nous intéresserons plus spécifiquement aux membres du CSE, délégués syndicaux et représentants syndicaux.

Membre du CSE

Depuis le 1 er janvier 2020, tous les représentants du personnel disposent du crédit d’heure légal accordé aux membres du CSE, sauf dispositions plus favorables.

Voici, ci-dessous, un tableau détaillant le nombre légal d’heures par membre titulaire du CSE en fonction de l’effectif de l’entreprise :

L’accord préélectoral peut aménager le volume d’heure individuel à partir du moment où il respecte le volume d’heure global du crédit d’heures légal.

Ce crédit d’heures légal peut être augmenté en raison de circonstances exceptionnelles (exemple : projet de licenciement collectif entraînant des démarches multiples et un accroissement d’activité des représentant du personnel).

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Délégués syndicaux

Les délégués syndicaux sont des salariés désignés par les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, ayant obtenu au moins 10% des voix sur leur candidature au 1 er tour des élections professionnels . Ils ont, notamment, la compétence de négocier des accords d’entreprise. Vous trouverez ci-dessous un tableau répertoriant le nombre d’heures auquel ont droit les délégués syndicaux.

Il est à noter que les délégués syndicaux amenés à négocier des conventions ou des accords d’entreprise bénéficient en plus d’un crédit d’heure annuel global

Les ordonnances MACRON du 22 septembre 2017 prévoient la possibilité, par accord d’entreprise de mettre en place un Conseil d’entreprise (CSE ayant la capacité de négocier, en y intégrant des délégués syndicaux).

Les membres du Conseil d’Entreprise, participant à des négociations disposeront, en plus de leur crédit d’heures en qualité de membre de la délégation du CSE, du crédit d’heures figurant dans le tableau ci-dessus.

Représentant syndicaux au CSE

Dans les entreprises de 501 salariés et plus, le nombre d’heures de délégation des représentants syndicaux ne peut pas dépasser 20 heures par mois, sauf circonstances exceptionnelles.

Quelques cas particuliers

Les élus suppléants ?

Sauf accords de branche ou d’entreprise, les suppléants du CSE ne disposent pas d’heures de délégation. Néanmoins, ils peuvent se voir donner des heures par un titulaire du CSE.

Les élus en temps partiel ?

Les salariés à temps partiel disposent du même nombre d’heures de délégation que les salariés à temps plein. Toutefois, afin d’éviter que les heures représentent un temps trop important comparé au temps de travail du salarié à temps partiel, il est prévu que son temps de travail ne puisse pas être réduit de plus d’un tiers par l’utilisation du crédit d’heures auquel il peut prétendre. Le solde de ce crédit d’heure pouvant, éventuellement, être utilisé en dehors de son temps de travail.

Exemple : pour un salarié à temps partiel cumulant les mandats de délégué syndical et de membre du CSE dans une entreprise de plus de 550 personnes et travaillant 120 heures par mois, il ne peut consacrer à ses mandats que 120/3 = 40 heures pendant son temps de travail, or il totalise 48 heures d’heures de délégation. Dans ce cas, le solde de 8 heures devra être utilisé par lui, en dehors de son temps de travail.

L’élu en forfait annuel en jours ?

Sauf accord collectif, un élu en forfait annuel en jours verra ses heures décomptées en demi-journée, sachant qu’une demi-journée représente 4 heures de délégation et viendront en déduction du nombre annuel en jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié.

L’élu en maladie ?

La maladie, cause de suspension du contrat de travail, ne suspend pas le mandat de l’élu. Il peut donc venir aux réunions organisées par l’employeur et utiliser son crédit d’heures.

En revanche, il est à noter que la Sécurité Sociale peut demander le remboursement des indemnités journalières et l’employeur ne devra payer les heures que si le médecin traitant de l’élu l’a autorisé a exercer son mandat pendant la maladie.

Les heures de délégation, comment ça marche en pratique ?

Quelles heures de réunion ne font pas partie du crédit d’heures ?

Voici le temps passé en réunion qu’il convient de ne pas décompter du crédit heures, à savoir notamment :

• Toute réunion à l’initiative de l’employeur, à titre d’exemple, les réunions mensuelles du CSE.
• Les réunions de la commission santé, sécurité et condition de travail obligatoire dans les CSE des entreprises de 300 salariés et plus.
• Les réunions des autres commissions du CSE.
• Le temps passé en cas d’alerte pour risque grave et imminent : recherches de mesures préventives, enquêtes.

Sauf accord d’entreprise plus favorable, le temps passé en réunion préparatoire, en dehors de la présence de l’employeur s’impute bien sur le crédit d’heures.

Un élu doit-il justifier ses heures de délégation ?

Non, l’élu n’a pas à justifier ses heures de délégation. En effet, il peut disposer librement de ses heures de délégation à condition de les utiliser dans le cadre de l’exercice de ses mandats.

Toutefois, en cas de contestation de l’utilisation des heures de délégation par l’employeur devant le Conseil des Prud’hommes, l’élu pourra être amené à justifier de leur utilisation. Il est à noter que l’utilisation irrégulière des heures de délégation oblige l’élu à rembourser son employeur.

En cas d’utilisation frauduleuse des heures, l’élu s’expose à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement (exemple : participer à des travaux en réfection dans un immeuble pendant ses heures de délégation).

L’employeur peut-il refuser des heures de délégation ?

L’élu n’a pas à demander l’autorisation préalable de son employeur avant d’utiliser ses heures de délégation ou de s’absenter de son poste de travail ou même de l’entreprise pour exercer ses fonctions de représentant.

Toutefois, si le représentant peut exercer librement son mandat pendant son temps de travail, il ne peut pas modifier unilatéralement ses horaires de travail et doit en informer son employeur (exemple : un élu qui viendrait travailler à 15h au lieu de 14h, heure prévue de sa prise de poste, sans en informer son employeur).

L’employeur qui exigerait une autorisation préalable serait l’auteur d’un délit d’entrave, répréhensible pénalement.

Il est à noter que si l’autorisation préalable est interdite, l’information préalable quant à elle est possible ! Ainsi, en pratique, il est possible de prévoir plusieurs possibilités : avertissement du supérieur en début et en fin de mission, recours à un registre écrit, la mise en place de bons de délégation en concertation avec les représentants du personnel.

Quel est le délai de prévenance pour les utiliser ?

Il peut être demandé aux élus de respecter un certain délai de prévenance. Ce délai sera très court et variera en fonction du poste occupé et de la nature du travail. Le délai sera même nul si la prise d’heures de délégation de l’élu n’est pas de nature à nuire au bon fonctionnement du service.

Ainsi, un salarié à la découpe de bois dans un magasin de bricolage n’aura pas le même délai de prévenance qu’une assistante dans un service administratif fermé à la clientèle, par exemple.

En pratique, la mise en place d’un registre ou bien de bons de délégation en concertation avec les élus, peut être un bon compromis. Le bon de délégation permet à l’employeur d’être informé avant que le salarié n’utilise ses heures et de comptabiliser les heures effectivement prises dans le mois.

Mais attention, les bons de délégation ne doivent en aucun cas servir à instaurer une autorisation préalable ou un contrôle a posteriori, sous peine de délit d’entrave répréhensible pénalement.

Comment l’employeur peut-il contrôler les heures de délégation ?

A priori, l’employeur ne peut pas contrôler les heures de délégation. Toutefois, s’il a un doute sur l’utilisation des heures de délégation, autrement dit, s’il pense qu’elles n’ont pas été utilisée pour l’exercice du mandat de l’élu, il peut les contester devant le Conseil des Prud’hommes après les avoir rémunérées.

Au préalable, il doit avoir demandé à l’élu des indications sur l’utilisation du crédit d’heures. Si l’élu refuse de donner ses indications à l’amiable, l’employeur devra saisir le juge des référés.

Et ce n’est qu’après cette étape que l’employeur pourra demander le remboursement des heures de délégation non utilisées dans le cadre des missions de l’élu.

Attention, il faut être sûr des raisons de la contestation, car l’employeur peut être condamné à des dommages et intérêts en réparation du préjudice moral et matériel subi par l’élu, si cette contestation est reconnue comme étant abusive.

Cela a été le cas par exemple pour un employeur qui s’est contenté d’affirmer, sans en apporter la preuve, que l’élu n’avait pas utilisé ses heures en conformité avec son mandat.

Quel est l’impact des heures de délégation sur le bulletin de salaire ?

Les heures passées en heures de délégation sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme tel, à l’échéance normale. Il est à noter qu’en cas de contestation, devant le Conseil des Prud’hommes de l’utilisation des heures de délégation, l’employeur est tout de même tenu de les payer.

La mention des heures de délégation sur le bulletin de paie est strictement interdite. En revanche, la nature et le montant de l’activité de représentation doit apparaître sur une fiche annexe ayant la même valeur qu’un bulletin de paie, la remise de cette fiche étant obligatoire qu’en cas d’utilisation du crédit d’heures dans le mois par l’élu.

S’agissant du bulletin de paie informatisé, l’administration considère que l’interdiction de faire apparaître les heures sur un bulletin de paie et la remise obligatoire d’une fiche annexe sont remplies :

• Si la codification utilisée n’est connue que par l’entreprise et le salarié.
• Et si une fiche explicative, à part, est remise au salarié pour lui permettre d’identifier les rubriques codifiées.

Est-il possible de transférer des heures de délégation à un suppléant ou autre membre ?

Oui, contrairement aux anciennes instances (CE, DP, CHSCT), il est désormais possible de partager ses heures de délégation avec d’autres membres du CSE, et ce même s’il est suppléant.

Cette répartition ne peut conduire un membre à disposer dans le mois, plus d’une fois et demie le crédit d’heure de délégation dont bénéficie le membre titulaire donnant ses heures. Cette répartition ne peut se faire qu’entre les membres du CSE et non avec les représentants syndicaux.

Pour cela, il faudra informer l’employeur au moins 8 jours avant le transfert des heures par un écrit précisant l’identité des membres et le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux.

Est-il possible de reporter des heures de délégation non prises ?

Oui, contrairement aux anciennes instances (CE, DP, CHSCT), il est désormais possible de reporter les heures de délégation d’un mois sur l’autre dans la limite de 12 mois. Toutefois, il est à noter qu’un éventuel report ne peut pas conduire un membre du CSE à utiliser plus d’une fois et demie le crédit d’heures dont il bénéficie habituellement.

Exemple : dans une entreprise de 60 salariés, un membre du CSE ayant 18 heures mensuel de délégation pourra reporter 9 heures de délégation maximum dans le mois pour disposer de 27 heures mensuel. En toute état de cause, il devra respecter sur l’année une durée de 18*12 heures, soit 180 heures.

Pour cela, l’élu devra informer l’employeur par tout moyen au moins 8 jours avant.

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Comment déléguer ou reporter les heures de délégation

• Relations collectives du travail
• Représentation du personnel

Un représentant du CSE a la possibilité de cumuler et de reporter son temps de délégation dans la limite de 12 mois – (R.2315-5 du Code du travail).

Toutefois, notons que cette possibilité est assortie d’une limite afin de ne pas permettre au salarié d’éviter de travailler un mois entier en raison d’un report de crédit d’heures.

Le report de crédit d’heures

Ainsi, un membre du CSE ne peut utiliser dans le même mois, plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.

Bon à savoir  : Cette possibilité de cumul concerne également : les représentants syndicaux au CSE, et les représentants syndicaux au CSE central dans les entreprises d’au moins 501 salariés – ( L.2315-7 du Code du travail).

Selon nous, via un accord d’entreprise ou même via un usage, l’employeur peut autoriser les représentants à reporter plus d’une fois et demi le crédit d’heures. Par ailleurs, s’il octroie des heures de délégation en plus du crédit d’heures légal, rien ne l’oblige sur les heures données en plus à autoriser le report.

Procédure pour bénéficier d’un cumul

Le représentant qui souhaite utiliser un cumul d’heures doit en informer son employeur au plus tard dans les 8 jours avant la date prévue de leur utilisation – ( R.2315-5 du Code du travail).

Le partage de crédit d’heures

Outre le report, les membres du CSE peuvent également s’ils le décident se répartir entre titulaires et suppléants, chaque mois, dans une certains limite une partie du crédit d’heures dont il disposent – ( L.2315-9 du Code du travail).

Bon à savoir : Tout comme le report, ce partage ne peut intervenir que dans la limite d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire – ( R.2315-6 du Code du travail).

Procédure pour bénéficier d’un partage

Les membres titulaires de la délégation du CSE souhaitant bénéficier d’un partage doivent en informer leur employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation. L’information de l’employeur se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux.

Fascicule mis à jour le 17 juin 2021.

Tous droits réservés.

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Comment fonctionnent les heures de délégation du CSE ?

Le comité social et économique (CSE) est l'instance de représentation du personnel dans l'entreprise qui doit obligatoirement être mise en place dans les entreprises de plus de 11 salariés.

Cette instance est composé de membres élus désignés par les salariés pour une durée de 4 ans. Pour exercer leurs mandats dans des conditions optimales, ces derniers disposent de plusieurs heures de délégation , également appelées “crédit d’heures”.

Qu’est-ce qu’une heure de délégation au CSE ? Comment déterminer le nombre d’heures de délégation ? Existe-t-il un délai de prévenance pour les heures de délégation au CSE ? PayFit vous explique.

CSE et heures de délégation : qui sont les bénéficiaires ?

Comment déterminer le nombre d’heures de délégation des membres du cse , représentant syndical au cse, délégué syndical au cse, mutualisation des heures de délégation du cse, report des heures de délégation du cse.

• Comment gérer le crédit d’heures en paie ?

Les heures de délégation concernent uniquement : 

les membres titulaires du comité social et économique (CSE) ;

les représentants syndicaux au CSE dans les entreprises d’au moins 501 salariés ;

les représentants syndicaux au CSE central d’entreprise d’au moins 501 salariés dont aucun des établissements distincts n’atteint ce seuil.

💡 Bon à savoir : les membres suppléants du CSE ne disposent pas d’heures de délégation , sauf si un accord le prévoit. Ils ne bénéficient des heures de délégation en cas de remplacement d’un titulaire , ou lorsqu'un membre titulaire procède à un t ransfert de ses heures de délégation .

Chaque membre titulaire de la délégation du personnel du CSE dispose individuellement d’un crédit mensuel d’heures de délégation. Ce nombre d’heures de délégation ne peut être inférieur à :

10 heures par mois pour chaque membre titulaire dans les entreprises comptant jusqu'à 49 salariés ;

18 heures par mois dans les entreprises de 50 salariés et plus .

💡 Bon à savoir : le nombre d'heures de délégation peut être modifié à la hausse uniquement par le protocole préélectoral.

Le nombre d'heures de délégation des représentants précités est fixé par le Code du travail en fonction des effectifs de l'entreprise et du nombre de membres titulaires de la délégation .

De combien d’heures de délégation le représentant syndical au CSE dispose-t-il ?

La loi prévoit que le CSE désigne obligatoirement un représentant syndical au CSE qui assiste aux réunion avec une voix consultative :

dans les entreprises de moins de 300 salariés : le délégué syndical est automatiquement le représentant syndical ;

dans les entreprises de moins de 300 salariés : chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise doit procéder à la désignation de son représentant syndical .

Toutefois, seuls les représentants syndicaux des entreprises dont l’ effectif dépasse 501 salariés bénéficient d’un crédit d’heures de délégation d’au maximum 20 heures par mois, sauf en cas de circonstances exceptionnelles. 

Dans les entreprises de moins de 300 salariés , chaque délégué syndical dispose d'un volume d’heures de délégation pour l'exercice de ses fonctions. Ce temps est au moins égal à :

12 heures par mois dans les entreprises de 50 à 150 salariés ;

24 heures par mois dans les entreprises de 151 salariés et plus ;

Ces heures de délégation du délégué syndical peuvent être dépassées uniquement en cas de circonstances exceptionnelles.

Comment utiliser les heures de délégation ?

L’utilisation des heures de délégation pour le CSE est soumise à des règles spécifiques. Les membres titulaires du CSE ont la possibilité de reporter ou de mutualiser leurs heures.

Les membres titulaires du CSE ont la possibilité de répartir, chaque mois, entre eux et avec les membres suppléants leur crédit d'heures de délégation dont ils disposent. Toutefois, la répartition des heures ne peut pas conduire un membre à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d'heures d’un membre titulaire .

En cas de mutualisation, les membres titulaires du CSE sont tenus d’informer par écrit l'employeur du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois. Le document doit obligatoirement indiquer :

l’ identité des membres concernés ;

le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux.

💡 Bon à savoir : cette information doit être effectuée au plus tard 8 jours avant la date prévue pour l’utilisation des heures de délégation .

Les heures de délégation des membres du CSE sont mensuelles, c’est-à-dire que chaque mois les membres disposent d'un solde précis d’heures de délégation. Pour les heures de délégation qui n’ont pas été prises au cours d’un mois, le Code du travail prévoit la possibilité de reporter ces heures sur le mois suivant, dans la limite de 12 mois .

💡 Bon à savoir : cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

De la même manière que pour la mutualisation des heures, le membre titulaires du CSE ou le représentant syndical est tenu d’informer l'employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue de leur utilisation.

Comment gérer le crédit d’heures en paie ? 

Les heures de délégation sont de plein droit considérées comme du temps de travail effectif , par conséquent ces heures sont payées normalement.

💡 Bon à savoir : l'employeur qui souhaite contester l'utilisation à titre professionnelle des heures de délégation doit saisir le juge judiciaire.

Les heures de délégation ne doivent pas figurer sur le bulletin de paie des membres du CSE. La nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie qui a le même régime juridique que celui-ci. Cette fiche annexée qui peut être éditée en ayant recours à un logiciel spécialisé dans la gestion des heures de délégation , doit être réalisée par l’employeur et remise au salarié. 

Modèle de convocation et d'ordre du jour du CSE

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